Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informuję, iż:

Administratorem Pani/Pana Danych Osobowych jest:

Polska Grupa Górnicza S.A.
40-039 Katowice
ul. Powstańców 30

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych Osobowych w Polskiej Grupie Górniczej S.A.:

Inspektor Ochrony Danych Osobowych
40-039 Katowice
ul. Powstańców 30

Administrator Danych Osobowych z uwagi na mnogość jednostek wchodzących w skład Polskiej Grupy Górniczej S.A., które partycypują w procesie przetwarzania danych osobowych powołał pomocnicze punkty kontaktowe w celu zapewnienia efektywności realizacji praw osób, których dane przetwarza:

  • Oddział KWK ROW 44-253 Rybnik, ul. Jastrzębska 10
  • Oddział KWK Ruda 41-711 Ruda Śląska, ul. Halembska 160
  • Oddział KWK Piast-Ziemowit 43-155 Bieruń, ul. Granitowa 16
  • Oddział KWK Bolesław Śmiały 43-173 Łaziska Górne, ul. Świętej Barbary 12
  • Oddział KWK Sośnica 44-103 Gliwice, ul. Błonie 6
  • Oddział KWK Mysłowice-Wesoła 41-408 Mysłowice, ul. Kopalniana 5
  • Oddział KWK Murcki-Staszic 40-467 Katowice, ul. Karolinki 1
  • Oddział KWK Wujek 40-596 Katowice, ul. Wincentego Pola 65
  • Oddział Zakład Remontowo-Produkcyjny 43-155 Bieruń, ul. Granitowa 132
  • Oddział Zakład Górniczych Robót Inwestycyjnych 43-155 Bieruń, ul. Granitowa 132
  • Oddział Zakład Informatyki i Telekomunikacji 44-253 Rybnik, ul. Jastrzębska 10
  • Oddział Zakład Elektrociepłownie 44-270 Rybnik, ul. Rymera 4

W jakich celach przetwarzamy dane osobowe w Polskiej Grupie Górniczej S.A.?

Przetwarzanie danych osobowych pracowników PGG S.A. jest niezbędne do wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, dane osobowe przetwarzane w ramach realizacji obowiązku prawnego przetwarzane są przez okres wynikający z przepisów prawa:

  • dane płacowe i osobowe 50 lat od daty zakończenia zatrudnienia.
  • dane finansowe po ustaniu obowiązku podatkowego, będą przechowywane przez 6 lat.
  • rejestr wypadków, dokumentacja powypadkowa będzie przechowywana 10 lat.
  • dokumentacja dotyczącą chorób zawodowych będzie przetwarzana w trybie ciągłym.

Planowany okres retencji może ulec zmianie w przypadku obsługi roszczeń pomiędzy stronami.

PGG S.A. przetwarza dane pracowników ze względu na realizację obowiązku prawnego (podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit c) RODO) w celu:

  • zapewnienia zatrudnienia, rejestracji czasu pracy i absencji, rozliczenia i wypłaty wynagrodzeń. (m.in. Kodeks pracy, Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych);
  • prowadzenia akt osobowych pracownika (m.in. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika);
  • postępowania w sprawie przyznania wyróżnienia i odznaczenia (m.in. Ustawa o stopniach górniczych, honorowych szpadach górniczych i mundurach górniczych, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia odznaki honorowej „Zasłużony dla Przemysłu Naftowego i Gazowniczego”, ustalenia jej wzoru oraz zasad i trybu jej nadawania i noszenia, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia odznaki honorowej „Zasłużony dla Górnictwa RP", ustalenia jej wzoru, zasad i trybu nadzorowania oraz sposobu noszenia);
  • zapewnienia wymaganych przepisami prawa uprawnień i kwalifikacji (m.in. Kodeks pracy, przepisy BHP, Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Ustawa o ochronie przeciwpożarowej; Prawo geologiczne i górnicze, SEP);
  • prowadzenia dokumentacji powypadkowej (m.in. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy);
  • zapewnienia funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (m.in. Ustawa o zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, Ustawa o Związkach Zawodowych);
  • organizacji Stałego Dyżuru, Funkcjonowania Zespołu ds. Obronności, Zarządzania Kryzysowego i Obrony Cywilnej (m.in. Ustawa o Powszechnym Obowiązku Obrony Rzeczpospolitej Polskiej, Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie gotowości obronnej państwa)
  • opiniowania wniosków o przyznanie renty, emerytury (m.in. Ustawa o Emeryturach i Rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych);
  • reklamowania pracowników Kopalni przed WKU (m.in. Ustawa o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, decyzja Wojewody śląskiego dotycząca umieszczenia Kopalni w wykazie obszarów, obiektów ważnych dla obronności, interesu gospodarczego państwa, bezpieczeństwa publicznego i innych ważnych interesów państwa);
  • obsługi rekompensat za deputat węglowy (m.in. Ustawa o świadczeniu rekompensacyjnym z tytułu utraty prawa do bezpłatnego węgla);
  • zarządzania uprawnieniami dostępu do danych chronionych, Tajemnicy Przedsiębiorstwa, informacji niejawnych (m.in. RODO, Ustawa o ochronie informacji niejawnych, Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji);
  • zarządzania dostępem i uprawnieniami w systemach teleinformatycznych (m.in. RODO);
  • zarządzania uprawnieniami i dostępem do pomieszczeń (m.in. RODO);
  • realizacji przelewów z tytułu świadczeń (m.in. Kodeks pracy, Umowa pomiędzy stronami);
  • ewidencji ruchu materiałowego pomiędzy Kopalnią, Zakładem a Kontrahentem (m.in. Ustawa - Prawo Geologiczne i Górnicze, Plan Ochrony, „Instrukcja systemu przepustowego w ruchu składnikami majątkowymi" przyjęta Uchwałą Zarządu PGG S.A.;
  • realizacji badań i rejestracji wyniku pomiaru stanu trzeźwości (m.in. Ustawa z 26 października 1983r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wraz z późniejszymi zmianami);
  • prowadzenia korespondencji - udzielania odpowiedzi na zapytania uprawnionych służb i podmiotów (m.in. Interes publiczny, Kodeks Karny, Kodeks Cywilny);
  • zgłaszania do właściwego organu podejrzenia lub faktu wystąpienia choroby zawodowej (m.in. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie chorób zawodowych);
  • wydawania i ewidencjonowania pełnomocnictw w PGG S.A. (m.in. Kodeks pracy, Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych);

Przetwarzanie danych osobowych pracowników PGG S.A. jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, dane osobowe przetwarzane są przez okres wynikający z przepisów prawa - podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit f) RODO.

PGG S.A. przetwarza dane pracowników ze względu na prawnie uzasadniony interes Administratora w celu:

  • obsługi upoważnień i umów dot. samochodów służbowych;
  • wydania i obsługi służbowych kart płatniczych;
  • zarzadzania personelem, oceną i rozliczaniem efektywności pracowników;
  • zarządzania ścieżką kariery i rozwojem zawodowym pracownika;

W rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych należących do Kategorii Pracowników znajdują się również działania wynikające z odpowiedzialności społecznej Polskiej Grupy Górniczej S.A. i Zarządu. Ze względu na brak wymagań prawnych w tym obszarze Administrator jest zobligowany prawnie do pozyskania od Pracowników zgody na przetwarzania danych osobowych w określonych celach. Podstawa prawna określona w Art. 6. ust. 1 lit a) RODO.

PGG S.A. przetwarza dane pracowników na podstawie wyrażonej zgody Pracownika w celu:

  • organizacji wydarzeń firmowych;
  • zapewnienia dostępu do benefitów i świadczeń dodatkowych;
  • opracowania, publikacji wewnętrznych i zewnętrznych materiałów marketingowych, zawierających wizerunek pracownika.

Dane osobowe przetwarzane w powyższych celach przetwarzane są przez Administratora przez okres trwania zgody lub do chwili jej wycofania przez Pracownika.

Kto oprócz PGG S.A. może mieć dostęp do Twoich danych osobowych?

Dane osobowe Pracowników mogą zostać przekazane przez Polską Grupę Górniczą S.A. podmiotom zewnętrznym, z którymi współpracuje Administrator lub organizacjom do tego uprawnionym. W szczególności powierzenie dotyczy dostawców systemów informatycznych, kancelarii prawnych, firm doradczych, audytorskich. Firm realizujących szkolenia, organizujących wyjazdy, delegacje służbowe. Powierzenie do przetwarzania, danych osobowych Pracowników PGG S.A., podmiotom zewnętrznym, odbywa się wyłącznie w niezbędnym zakresie na podstawie zawartych umów zapewniających bezpieczeństwo procesu przetwarzania danych osobowych po stronie podmiotu przetwarzającego. Administrator zawsze kiedy jest to możliwe egzekwuje prawo do przeprowadzenia audytu drugiej strony w siedzibie podmiotu przetwarzającego dane osobowe powierzone przez PGG S.A.

Jakie prawa przysługują Pracownikom Polskiej Grupy Górniczej S.A.?

Jako Pracownik PGG S.A. posiadasz prawo dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu.

Na mocy rozporządzenia RODO posiadasz prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Czy Pracownicy Polskiej Grupy Górniczej S.A. muszą podawać swoje dane osobowe?

Podanie przez Pracownika danych osobowych zbieranych w celu wypełnienia obowiązku prawnego przez Administratora lub realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jest warunkiem zawarcia umowy o pracę i realizacji obowiązków wynikających z zatrudnienia w PGG S.A. Zakres danych uwarunkowany jest przepisami prawa nakładanymi na Administratora, Pracownicy są zobowiązani do ich podania, konsekwencją niepodania niezbędnych danych będzie brak możliwości współpracy z Administratorem i realizacji przez niego obowiązków prawnych wobec Pracownika.

Odnośnie czynności przetwarzania, dla których Pracownik wyraził zgodę, Pracownik wyraża zgodę dobrowolnie, mając świadomość, że może nie zgodzić się na określony cel przetwarzania w konsekwencji Administrator nie będzie miał podstawy prawnej do udzielenia wsparcia, świadczeń wynikających z wewnętrznych regulacji PGG S.A.

W przypadku, gdy Administratorzy Danych Osobowych spoza PGG S.A. będą chcieli pozyskać dodatkowe dane osobowe na temat Pracownika lub wykorzystać dane do własnych celów, Pracownik zostanie o tym poinformowany przez Inspektora Ochrony Danych lub bezpośrednio przez Administratora. Jeżeli działania podejmowane przez Administratorów Danych Osobowych będą wymagały udzielenia kolejnej zgody, Administrator zgłosi się do Pracownika z prośbą o jej udzielenie.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest dobrowolne i zależy tylko i wyłącznie od woli Pracownika, nie wpływa na możliwość zatrudnienia w PGG S.A.

Administrator Danych Osobowych Polskiej Grupy Górniczej S.A.

Dla pozostałych kategorii osób, których dane dotyczą obowiązek informacyjny wynikający z Artykułu 13 ust. 1 i 2 RODO (UE) spełniono na stronie internetowej Polskiej Grupy Górniczej S.A. w zakładce RODO.”